Как вести проекты так, чтобы никто не сошел с ума

Или как вести проекты и не сойти с ума (хотя собственное психическое равновесие в данном случае не гарантируется).
crazy-ru-800

Управлять проектом не так просто, как кажется на первый взгляд. Разбираемся, как стать настоящим гуру менеджмента и грамотно координировать работу с клиентом, подрядчиком и своей командой.

Предыстория

Многие пользовались таким замечательным приемом игры в прятки — закрываешь глаза и тебя никто не видит.  Чтобы проверить это в узком специализированном IT-круге, на одном из семинаров, где выступала наша компания, мы задали вопрос: «Кто из присутствующих так делал?» 

Нам ответили загадочными улыбками. И только один слушатель в конце зала осторожно поднял руку.  Спасибо тебе, храбрый человек, —  наверняка ты был не единственным, но только ты осмелился в этом признаться.

Прятки из детства во взрослой жизни

От этого приема довольно быстро приходится отказаться, —  не проходит он испытание реальностью. Находят тебя, частенько самым первым.

druzhko.1496997897

В каком-то смысле этот метод пробрался и во взрослую жизнь —  в виде эдакого восприятия окружающего мира механизированного интерактивного шоу. Все люди вокруг, тем более незнакомые, воспринимаются как набор автоматизированных скриптов, которые вне поля нашего зрения находятся в неопределенном холде. И в этом мире всё важное нам делается само собой, а то, на что мы не хотим смотреть, пребывает в спячке.

Как это происходит: к нам кто-нибудь обращается с просьбой (к примеру, о знакомстве/рекомендации) или с предложением (к примеру, посетить мероприятие), а мы в пылу событий не успеваем сразу дать ответ и обещаем подумать. После выныриваем из суматохи и думаем: «Зачем обещал подумать, сделаю вид, что ничего не было. Я забуду —  они забудут».

К сожалению, этот принцип не работает. С той стороны находится живой человек (будь то знакомый или клиент), у которого своя жизнь, свои интересы и приоритеты. Обещали подумать над предложением, — он поставит себе задачу напомнить (да, не мы одни ставим себе задачи). Обещали подумать над просьбой — он обязательно запомнит, ведь раз просил —  значит, для него это важно.

Почему же мы раз за разом пользуемся этим глупым приемом, в том числе и в работе?

Казалось бы, все мы умные взрослые люди, тем более, что еще в детстве стало понятно, что в прятки мы с таким подходом всегда проигрываем, — а тут и последствия обычно посерьезнее, чем водить следующий раунд. Ответ простой: если воспринимать окружающих как живых людей со своими проблемами и интересами, головная боль обеспечена. И даже если меняешь свое восприятие, подсознательно хочется отодвинуть их проблемы на второй план, всё-таки чужие проблемы не так важны как свои. Если поставить проблемы других людей (особенно незнакомых, по работе) на одну ступеньку со своими — это бесконечный стресс. Мы одни, а их много. От этого стресса, конечно, хочется оградиться.

druzhko2.1496997939

Вот только это желание нужно от себя гнать.

Проблемы проекта — личные проблемы

Чтобы хорошо вести проекты, нужен особый склад ума, характера, предрасположенность. То самое, что заставляет вас входить в ступор, когда друзья говорят вам: «Но это же не твоя личная проблема, это всего лишь работа».

Если вы хотите круто вести проекты, то все проблемы на проекте или около него — это ваши проблемы. Такие же, как если бы у вас умерла собака, у вас ограбили квартиру или вы сломали ногу. Ваш личный подход заставляет проникнуться к вам симпатией, и эта симпатия, этот кредит доверия, который надо генерировать с самого начала, позволит сгладить любые возможные шероховатости, — а шероховатости в той или иной мере происходят на любом проекте.

В менеджере проекта клиент должен видеть партнера

Кто захочет платить компании, которую нужно менеджерить? Волшебному существу под названием «клиент» нужен партнер, а не просто человек, который кем-то управляет, когда это не требует от него особенных усилий.

Симпатия, доверие и партнерские отношения, — все это складывается из нескольких кирпичиков единого фундамента.

Фундамент доверия

druzhko3.1496997977

Первый кирпич — информированность. Клиент никогда не должен спрашивать, как у вас дела.

Если он получает нужную информацию по его проекту (где билд, готовы ли деплоить сервер, в тайминге ли мы) только после того, как задал вопрос, —  даже если всё хорошо —  он подсознательно начинает подозревать, что вы прохлаждаетесь. Если же есть какие-то проблемы, о которых он узнает только после того, как спросил (xcode обновился, приложению нужно проходить ревью фейсбука, разработчик выпал из окна) —  о, поздравляем, вы некомпетентны.

В каком-то смысле возникающую проблему можно сравнить с опозданием на свидание, — чем раньше вы предупредите второго участника, тем лучше.

Второй и главный кирпич — это всегда помнить о том, что человек на том конце провода тоже изо всех сил пытается выжить в аду повседневности.

У него тысяча других дел и тысяча проблем. Нельзя ожидать, что он помнит то, что важно вам, даже если от этого зависит его проект.

Клиент не помнит, о чем вы договорились на встрече или созвоне. Может быть, он не испытает какого-то особого восторга от отчета, но письмо с кратким резюме после каждой встречи/созвона даст ему возможность сразу дополнить или скорректировать его (всегда легко додумать то, что обсуждали вслух или в мессенджерах) и обратиться к этой информации позднее, когда память о сеансе связи размоется, — а она размоется обязательно .

Кстати, клиент не помнит и повестку на предстоящую встречу или созвон, — он вспомнит какие-то ключевые моменты, а что-то забудется. Лучше всегда создавать событие в календаре и писать в описании повестку. Не лишним будет и написать свои контактные данные — это сэкономит всем участникам встречи время, усилия и нервы. Представьте ситуацию, когда до встречи остается пять минут и вы буквально в двух шагах, а клиент в этот момент решил с вами связаться.

Свое имя тоже полезно ненавязчиво написать в событии рядом с контактами. Если вы общаетесь не так часто или вообще недавно познакомились, поверьте, — клиент вряд ли запомнил, как вас зовут.

Клиент не помнит, что вам от него нужно. Доступы к серверу, аккаунт в аппсторе, скриншоты и иконки, SPF/DKIM записи, контент, ответы на абсолютно любые вопросы. Скорее всего, он забудет об этом на следующий день. Или через три дня.

Очень вероятно, что когда клиент получает ваше письмо, его, как и вас, дергает еще пятьдесят человек, и он с легкостью забудет о том, что вы от него ждете, если вы не дадите ему понять, что это действительно важно для проекта. Забудьте о нежелании быть назойливым, — это желание порочно и снимает с вас ответственность.

Кстати, да — у клиента тоже постоянный цейтнот и нет времени думать над вашими письмами. Если вам что-то от него нужно — объясните, зачем. Кратко, но доступно — это то, что отложится в памяти, неаргументированные требования всегда теряются быстрее.

Часто придется транслировать клиенту вопросы, которые вам задал разработчик, или какую-то техническую информацию —  так вот, забудьте о такой вещи, как форвард. Разработчики живут в другом мире и общаются на другом языке. Во всём придется разбираться, чтобы правильно это расшифровывать, обосновывать и формулировать нужным образом.

Двусмысленности тоже не годятся. Вы же и так знаете, что если просто сказать «это делать неделю-полторы», то это будет воспринято как «половина недели роли не играет, они наверняка сделают это за три дня». Вещи, которые для вас сами собой разумеются (как, например, то, что вилка в неделю-полторы зависит от точного объема задач), не будут так очевидны для клиента. Никто не может читать между строк именно то, что вы имели в виду, но не сформулировали.

Не стоит забывать и про положительный посыл. Действует даже просто положительное завершение общения. Например, спасибо и пожелание хороших выходных в конце письма. Это может казаться смешным, когда только начинаешь писать подобные письма, — но само то ощущение, что малознакомый человек на другом конце города/страны/мира нашел время и силы для того, чтобы посреди безумия и ужаса собственной повседневности пожелать вам хороших выходных, просто восхитительно.

И еще — забудьте о слове «правки». То, что вам присылают —  это комментарии и замечания, и они только симптомы чего-то большего. Клиент —  не автоматизированный скрипт, но он и не высшее существо, которое несет вам в письме с правками божественные откровения. Это живой человек, у которого тоже нет времени, и которого что-то взволновало в вашем решении. Поэтому он и перешел к альтернативам, которые ему пришли в голову. Возможно, это вообще первое, что ему пришло в голову.

Стоит помнить, что изначально клиент обратился к вам не просто так, ему нужна ваша экспертиза. Даже если вы будете беспрекословно выполнять все «правки», подсознательно у клиента сложится негативное впечатление, —  ведь вас приходится постоянно поправлять. Если же вы докапываетесь до причин и предлагаете собственное решение, —  вот тогда в глазах клиента вы становитесь экспертом.

Всегда помните, что у клиента тоже море дел и легион проблем —  так же, как и у вас. Ваша задача не стать еще одной такой проблемой: скорее всего, ада самых разных мастей у клиента достаточно и так. Та область деятельности, которую вам дали в ведение, должна быть для клиента тихой гаванью, той самой частью жизни, за которой он может не следить, потому что уже знает, что там всё под контролем, этим занимаются настоящие специалисты, и им можно доверять.

Всё остальное: планирование, приоритезация, оценка рисков и прочее по большей части нарастает на этот подход поверх само, как мох или грибы.

Выбрал путь менеджера проектов готовься

Напоследок хочется сказать, к чему нужно быть готовым.

В первую очередь, к постоянному ощущению, что мир вокруг вас рушится каждую секунду. Даже несмотря на то, что при таком подходе проблемы на проектах сводятся к минимуму, суммарно причин для волнения все равно гораздо больше, чем то количество, к которому человек интуитивно готов, — просто потому, что сильно увеличена зона ответственности.

Постоянно будет казаться, что земля под ногами расходится, и вы никак не успеваете что-то с этим сделать. Проблемы на проектах будут вам сниться — настоящие, возможные и невероятные: вам будет сниться, что на дата-центр упал метеорит, а ведущий разработчик превратился в жабу. И это нормально.

Раз уж вы решились вести проекты и вести их хорошо, то будьте готовы, что желание контролировать всё и вся начнет проникать в вашу личную жизнь. Вы начнете управлять всем, что происходит вокруг вас, и самым страшным кошмаром для вас станет пустить что-то на самотёк и не зависящие от вас факторы.

Покупка подарка маме на день рождения или сбор одноклассников на годовщину выпуска превратится в проект со своими исполнителями, отчетами, рисками, внутренними и внешними дедлайнами и ретроспективным анализом. Это, конечно, тоже дополнительный стресс; однако ощущение того, что всё находится под вашим контролем и благодаря этому проходит хорошо, не сравнить ни с чем. В конце концов, если не мы, то кто?

——

Коротко о главном по управлению проектами в нашей презентации с семинара Specia: Together.

 

Рубрики
How to

Операционный директор Heads and Hands
Оставьте первый комментарий!

Ответить

*

*

Связанные посты

  • 1500628022_featured.jpeg

    Как провести тендер на сайт

      Тендер — не самый лучший способ найти исполнителя. Некоторые компании принципиально не участвуют в тендерах, а если и участвуют, то не выкладываются на полную. Достоверно оценить потенциал компании...
  • Specia_blog_wehive

    Факапы и удачные эксперименты агентства в общении с заказчиком

    Дать заказчику доступ к специалистам, построить работу команды с командой со стороны клиента, перевести общение в неформальное русло — о последствиях этих экспериментов в искреннем блоге агентства digital-трансформации* Улей....
  • 7ada3db25582

    На что обратить внимание при создании рекламной кампании для b2b

    Автор статьи:  Екатерина Чижова, специалист по рекламе в Heads and Hands   Продавать бизнес бизнесу в интернете непросто. Мы решили протестировать некоторые рекламные инструменты в digital, чтобы сделать непростую...
  • giphy

    Как хвалить, чтобы не было обидно

    В прошлый раз я рассказывал, как критиковать, чтобы не было обидно. Напомню три правила: Не молчать, если что-то не нравится Критиковать работу, а не человека Критиковать косвенно Когда следуешь...