Я в Питере, ты в Муйне

Материал «Мегаплана» о том, как работать удаленно без головной боли
zastavka

Работой вне офиса никого не удивишь: в каждой компании найдется пара-тройка счастливчиков с гибким графиком. Мегаплан — разработчик системы управления компанией — собрал мнение диджитал-агентств и веб-студий о том, как следует подбирать людей «на удаленку» и налаживать  рабочий процесс.

Статья будет полезна тем, кто практикует фриланс и хочет убедиться, что все делает правильно. А также тем, кто работает удаленно или только собирается попробовать.

При очевидных плюсах: экономии на зарплате и рабочих местах — удаленная работа не лишена недостатков. Самый невинный из них — слабая связь в случае распределенной команды. Самый пугающий — отсутствие гарантий при наёме фрилансеров. Кстати, не путайте понятия. Удаленным сотрудником может называться специалист, который числится у вас в штате, но работает откуда ему удобно. Фрилансер — всегда внештатник, нанятый на временный проект или для решения разовой задачи.

В самарском коммуникационном агентстве Pink Ink все сотрудники, кроме директора, работают удаленно по договору подряда. Жалуются, что на дорогу уходило до трех часов в день, пока работали в офисе. Руководство уверено: лучше потратить это время на работу из дома. Но взаимодействие в онлайне ни в коем случае не отменяет личные встречи коллег и этому есть объяснение.

tatiana_vyvodnovaТатьяна Выводнова, руководитель диджитал-направления агентства Pink Ink:

— В удаленной работе ослабленный контроль, сотрудник не всегда оперативно выходит на связь в случае форс-мажора, есть опасность пропасть с радаров в самый ответственный момент. Чем дольше люди не видят тебя вживую, тем больше расслабляются: начинают забывать о мелких поручениях и легче относиться к дедлайну. Если у человека проблемы с самодисциплиной, могут быть проблемы и у проекта.  Поэтому каждый месяц мы железно встречаемся  в неформальной обстановке типа пиццерии.

Несмотря на опасности, которые таит в себе удаленная работа, у нее много поклонников. В первых рядах представители творческих профессий: копирайтеры, веб-дизайнеры, 3D-моделлеры и фотографы, не желающие творить по расписанию. Затем специалисты по интернет-продвижению: эсэмэмщики, сеошники, контент-менеджеры: их рабочее место — там, где есть компьютер и выход в интернет, а они есть везде. Бывает, что работать удаленно вынуждают личные или семейные обстоятельства. Например, людям попросту сложно собраться вместе, если они работают из разных городов или стран.   

Если у вас небольшой стартап, удаленная работа — то, что нужно. На первых порах денег на офис попросту нет, а потом их лучше пустить в дело, а не сливать в арендной плате. Когда заказов станет больше, чем рабочих рук и светлых голов, можно нанять фрилансеров. Хорошо, если с годами они превращаются «в своих»: уже знаешь, кто на что способен, и не ждешь подвоха. Каковы бы ни были причины, важно другое: привлечение сотрудников на удаленной основе даёт отличные результаты только при грамотном менеджменте.

 

Оцениваем потенциал

Маркетинговое агентство «Кофе» успешно работает силами распределенной командой. У него нет постоянного офиса, потому что сотрудники живут в Москве, Ивановской области, Орле и Одессе. Основной костяк, который сформировался примерно за год, состоит из 5 человек. Небольшие задачи отдаются проверенным фрилансерам напрямую без посредников. География их проживания также разнообразна. Когда агентство только выходило на рынок, было трудно: приходилось проверять рекомендации и внимательно изучать портфолио каждого кандидата.

viktor_kopchenkovВиктор Копченков, руководитель проекта Coffee Agency:

— Нанимая фрилансера, обсуждайте с ним задачу. Так вы убедитесь, что он вас слышит и понимает, что от него требуется. Всегда смотрите портфолио и изучайте отзывы. Полезно лично задавать вопросы тем, кто их оставил. Дальше разделяйте работу на этапы и принимайте ее поэтапно, также оплачивайте. Буквально по первым результатам видно, как человек будет работать дальше. В этом случае для обеих сторон риск минимальный.

 

Укрепляем связи

Бюро Accuraten образовалось между Санкт-Петербургом, Калининградом и Муйне (Вьетнам), поэтому в ДНК его команды уже зашита любовь и способность эффективно работать удаленно. Большинство специалистов работают в бюро со дня основания. Гибкий график помогает привлекать к работе лучшие кадры: каждый специалист «дотачивает» свой узкий участок. Как понимаете, загрузить каждого такого профессионала работой на полный день вряд ли бы получилось.

Ребятам удается успешно соединять удаленную работу с офисной. Например, если специалист работает в одном из городов, где у бюро есть офис, двери для него всегда открыты и всегда есть рабочее место. Часто те, с кем работа строится попроектно, в перерывах между заказами занимаются там своими делами — своего рода укрепление лояльности друг к другу.

vlad_rafeevВлад Рафеев, руководитель проектов, партнер Accuraten:

— Важно понять, насколько сам сотрудник готов к удаленной работе.

У нас был опыт, когда мы взяли в штат «на удаленку» дизайнера, который всегда работал в офисе. Работа шла медленно, мотивация падала, хотя парень был очень толковый. Не все одинаково комфортно чувствуют себя в своей квартире перед компьютером. Кому-то требуется офисная чашка кофе и грозный взгляд начальника, чтобы выдавать крутые результаты. Не обманывайте себя: не думайте, что первый встречный фрилансер с отличным портфолио решит ваши задачи в вашей команде.

В портфолио дизайнера может быть потрясающий проект, который он делал  год в паре с арт-директором. Но вы не поймете сходу, каков его личный вклад в результат, в каких условия реализовывали проект. Сотрудник может оказаться неспособным защитить работу, меняться и подстраиваться под задачу. Поэтому давайте тестовое задание и имейте двойную подстраховку по срокам и исполнителям. Сразу готовьте план Б и В. Никогда не работайте с непроверенными исполнителями в проектах без права на ошибку.

 

Оплачиваем результат

Креативное агентство Bitkey с офисами в Москве и Харькове часто прибегает к услугам фрилансеров. С проверенными специалистами работает по одним принципам, с новичками по другим. Даже оплата услуг зависит от степени доверия к человеку.        

juri_haitЮрий Хаит, исполнительный директор агентство Bitkey:

– Мы оплачиваем работу на основе договорённостей с каждым конкретным фрилансером. Те, с кем мы сотрудничаем впервые, всегда хотят предоплату хотя бы в 30%. Если работаем вместе годами, рассчитываемся как угодно: утром деньги — вечером стулья и наоборот, можем дать большой аванс, а можем попросить отсрочку. Кстати, возможность заплатить с расчётного счёта ипэшнику радует больше, чем необходимость переводить деньги на карту Сбербанка и платить с неё.

Некоторые оценивают работу фрилансера по косвенным выгодам, которые может получить компания от сотрудничества в дальнейшем. Для меня это странно. Результат, который можно взять и оценить — выполненная задача. Да, и оценка трудозатрат — дело самого фрилансера. Мы ведь не предлагаем клиентам самостоятельно выбирать, сколько часов будем решать ту или иную задачу!

Влад Рафеев из бюро Accuraten рекомендуют использовать две модели для оплаты работы фрилансера. Первая модель Fixed cost, когда о стоимости выполненной задачи договариваются на берегу. Она подходит, если только начинаете работать с исполнителем, всем понятны рамки задачи и не планируется сильных изменений. Вторая модель – Time & material, которая  хорошо работает там, где вероятны правки и изменения, а работа идет по гибким методологиям. Например, в веб-разработке сложно сразу спланировать весь проект перепланирование и перепостановка задачи происходит в течение всего проекта.

 

Заключаем договор. Или нет?

С дистанционными сотрудниками, которые постоянно выполняют работу, заключают трудовой договор. В нем прописывают, что работа предполагается  удаленная. Если нужно выполнить разовую работу, заключается гражданско-правовой договор — договор подряда, где указывается срок выполнения, стоимость и результат работы. Потом подписывается акт выполненных работ. Так по закону, на практике часто по-другому.

Оформление трудовых отношений с удаленными сотрудниками — пожалуй, самый спорный момент. Здесь мнения наших экспертов также разделились: кто-то считает договор лишней тратой времени и средств, кто-то поступает по обстоятельствам, а кто-то вообще не работает без договора.

sergei_antropovСергей Антропов, директор агентства по продвижению сайтов Brave,  основатель Клуба фрилансеров и руководитель старейшего в рунете проекта о фрилансе Kadrof.ru, настоятельно рекомендует заключать договор:

– В договоре, кроме условий по задаче, нужно закреплять передачу прав на использование объектов интеллектуальной собственности, созданных фрилансером, оговаривать права и обязанности сторон, а также ответственность за разглашение коммерческой тайны.

В бюро Accuraten придерживаются иного мнения, считая оформление договора с фрилансером делом хлопотным и бесполезным.

Влад Рафеев:

– Договор стоит слишком много времени для попроектной работы, чтобы оправдывать себя — мы их пока не используем и вряд ли будем. Прописывать детали никто не будет, стоимость создания и согласования качественного договора приближается к стоимости работы, в случае разногласий все равно в суд никто не пойдет.

Юрий Хаит из Bitkey подходит к вопросу скорее философски:

— Письменный договор, безусловно, является юридической гарантией качества и сроков оказания услуг. Одновременно с этим никто не станет обращаться в Арбитражный суд для того, чтобы вернуть незаконно отобранные 35 тысяч рублей.

 

Подведем итоги

Как известно, спрос рождает предложение. В последнее время на рынке появилось много CRM-решений, которые облегчают взаимодействие между удаленными сотрудниками, помогая объединять их в работе над проектами и оставаться на связи c клиентами. Каждая компания собирает из них свой «золотой набор». Благодаря таким онлайн-инструментам удается создать ощущение одной волны, которого часто не достает удаленной работе. Тем не менее бдительность никогда не помешает.

При подборе сотрудников внимательно изучайте отзывы прошлых работодателей, профили в соцсетях, пользуйтесь рекомендациями коллег по цеху. Иногда просто «погуглив» кандидата, можно узнать нем много интересного.

Никогда не берите нового человека на важные проекты и ответственные задачи, каким бы великолепным ни было его портфолио.

Если проект крупный, делите его на этапы и оплачивайте результат каждого этапа отдельно. Так вы повысите шанс получить проект, завершенный вовремя и качественно.

Оформить письменно договоренности  или нет – решать вам. Если любите порядок в кадровых документах и опасаетесь возможных претензий, лучше оформить трудовые отношения по закону.

Обращайте внимание на успешный опыт удаленной работы, так как специалист, умеющий выкладываться в офисе, может испытывать сложности при работе из дома.   

Если работаете удаленно, все равно иногда встречайтесь. Хотя бы для того чтобы посмотреть друг другу в глаза, проникнуться командным духом и получить настрой на работу.

 

Послесловие

sergei_kozlovСергей Козлов, генеральный директор «Мегаплана»:

— В Мегаплане мы тоже практикуем удаленную работу: у нас целый удаленный офис в Минске. Часто пользуемся услугами подрядчиков-фрилансеров. В основном когда штатные сотрудники заняты в крупных проектах, а на мелкие задачи не хватает времени. Заводим их в Мегаплан со статусом внештатника, который ограничивает доступ к корпоративной информации: структуре организации, документам, карточкам сотрудников и клиентов. Это придает уверенности в безопасности данных.

Связанные посты