Тендер мечты: как выбрать правильного подрядчика

Материал подготовлен специально для блога содружества SPECIA

Тендеры — сложная тема для обеих сторон. Заказчик часто не понимает, как выбрать «того самого» подрядчика из сотен на первый взгляд одинаковых компаний, а исполнители не всегда уверены, что участие в тендере стоит затрачиваемых усилий.

Мы попробовали разобраться, с какими проблемами сталкиваются агентства и клиенты в процессе проведения тендера и как мечты о идеальном тендере могут стать реальностью.

Что происходит сейчас?

Мы узнали у нескольких агентств, которые регулярно участвуют в тендерах, какие сложности они могли бы обозначить в качестве ключевых проблем. Помимо распространенного убеждения, что все тендеры непрозрачны и «куплены», существует еще целый ряд особенностей, которые требуют внимания и работы над ошибками с обеих сторон.

Роман Миткевич, руководитель проектов its.agency  circle (4)

Есть три вида тендеров:
1. Публикация на тендерной площадке. Например, workspace.ru.
2. Прямое обращение в компанию. Вы знаете компанию и ее конкурентов и хотите увидеть лучшее решение.
3. Тендер ради тендера. Победитель известен заранее.

Со вторым пунктом все более менее ясно, о третьем даже говорить не хочется, поэтому расскажу про первый вариант. Сейчас я работаю с workspace.ru, поэтому буду рассказывать про него.

Проблема в том, что любая тендерная площадка — это такой аквариум с пираньями. На том же workspace.ru зарегистрировано 11 847 веб-студий. После публикации тендера вы тут же получаете +100500 звонков от потенциальных разработчиков с чеком за готовый проект от 20 тысяч до нескольких миллионов. Я сам проводил тендеры и помню, что за 20 минут такого общения перестаешь даже различать названия и города веб-студий. Хочется просто закутаться в одеялко.

circle (5)Кирилл Борисов, генеральный директор/продюсер ART CREATORS

В нашей сфере (производство видеороликов) есть очень много проблем. Две главные — это коррупция и несовершенство самой системы тендеров.

Иногда тендерное задание изначально прописывается под «своих» и исключает честную конкуренцию. Это может быть организовано либо с помощью специфических требований, которые не нужны для реализации проекта, либо с помощью «экспертной комиссии», которая оценивает участников тендера по неким своим субъективным критериям.

Но даже если тендер действительно является открытым и проводится без нарушений, всегда есть вероятность появления среди участников компании, которая существенно уронит цену (вплоть до 90%), а в результате выдаст второсортную поделку, чтобы хотя бы каким-то образом остаться в плюсе.

 

circle (6)Сергей Пучкин, аккаунт-директор, Nimax

Ситуации, с которыми мы периодически сталкиваемся в своей работе:

 

1. Бесплатные тендеры на уровне концептов. Многие клиенты не понимают, что без погружения в задачу, агентство редко выдает качественный результат.

2. Специфические требования к участникам. Например, не менее N проектов в определенной отрасли за последний год.

3. В своей работе мы делаем ставку на стратегию и аналитику. При этом в таких конкурсах зачастую побеждает креатив и wow-эффект, пусть и не до конца продуманный. В итоге часто проигрываем, излишне погрузившись в задачу и цифры.

2017-05-24 09.07.33Ярослав Шаповал, креативный директор, ARTW

Конкурсы и тендеры остаются таким же важным источником заказа для нашего агентства, как и прямые целевые обращения. Страшилки о эпически неадекватных тендерах всё больше уходят в историю. Работать стало приятнее:

— Уровень понимания процессов у клиента возрос, есть готовность брифоваться, предоставлять необходимые данные, всё меньше нужно «обучать» — это радует. Возможно, помогли бесконечные статьи и выступления представителей агентств на тему «Как правильно выбрать подрядчика в XXX», или заметная ротация специалистов из агентств в клиентские компании.

— Фактор стоимости перестаёт быть единственным решающим, что позволяет агентству предлагать более интересные варианты решения задач. Это применимо к проектам из верхнего ценового сегмента.

— Клиент не так болезненно воспринимает отказ от предоставления бесплатных концепций или дизайн-макетов, хотя часто сами участники конкурса не против «порисовать на удачу». С одной стороны, это может показать заинтересованность исполнителя в получении проекта, но по факту — лишь показывает сырое видение и готовность делать не погружаясь глубоко. Не рисовать на пресейле — это наша позиция, и если раньше приходилось обосновывать её каждый раз, то сегодня она встречает уважение в разы чаще.

— Ну и про боли: в тендеры по веб-разработке всё ещё часто приглашают агентства-исполнителей из разных миров — дизайн-студии могут биться рядом с закоренелыми технарями или маркетологами без своего продакшна. Обычно, это происходит либо из-за размытого позиционирования ключевых услуг у компаний-исполнителей, либо из-за отсутствия четкого понимания результата у представителя клиента. Для нас это служит сигналом пересмотреть возможность своего участия.

 

circle (7)Семен Карасев, аккаунт-директор, OLYMPIA.DIGITAL

Мы участвуем в тендерах очень осторожно и избирательно. Сложности возникают, когда мы не получаем ответы на вопросы, которые могут повлиять на стоимость проекта, получаем отклик слишком долго или сталкиваемся с непониманием заказчика, какова цель проекта в целом.

 


🚀   Возможно, вам будет интересно: Факапы и удачные эксперименты агентства в общении с заказчиком



Идеальный тендер

«Тендер мечты» с точки зрения агентств — это процесс, в котором клиент уважает работу специалистов и продумывает механику тендерной процедуры заранее (готовит подробное описание задачи, не заставляет множество агентств тратить ресурсы на задачи, которые никогда не будут оплачены).

В этом случае клиент и агентство работают как партнеры, а не как «заказчик-исполнитель», и результат этой совместной работы, как правило, получается гораздо выше, чем в ситуации взаимного неуважения и попыток «заработать/сэкономить».

2017-05-24 09.07.33Ярослав Шаповал, креативный директор, ARTW

Сверхидеальный тендер — отсутствие тендера, т.е. тендер с одним участником. Когда клиент целенаправленно приходит в агентство, зная о преимуществах, особенностях в подходе к проектам, условия ценообразования и т.д. Обычно, это повторные обращения наших состоявшихся клиентов. Естественно, я говорю не о фиктивных тендерах, которые отнимают ресурсы у всех участников, и должны осуждаться обеими сторонами рынка.

Идеальными я бы мог назвать те редкие тендеры, в которых предоставляется исчерпывающая тендерная документация, из которой точно понятны критерии принятия решения, участники тендера не замалчиваются, их не более 3—6, и  это агентства одного ценового сегмента, сходного профессионального уровня и из одной отрасли предоставления услуг. В таких тендерах достаточно времени для подготовки, и если для принятия решения необходимы значительные трудозатраты (составление развернутых технических требований, предоставление эскизных работ или развертывание тестовых стендов), то эти трудозатраты клиент готов оплатить. После подведения итогов каждого этапа участники получают развернутую обратную связь.

circle (6)Сергей Пучкин, аккаунт-директор, Nimax

Мы в агентстве отвечаем на вопрос об идеальном тендере так:

  1. Клиент приглашает в тендер не более 10 компаний. Информация об участниках тендера открыта, никто не скрывает названия агентств.
  2. У клиента есть сформированная тендерная документация, в которой зафиксированы требования к подрядчику, определены прозрачные критерии выбора победителя.
  3. Клиент готов делиться информацией с агентством. Нам подходит любой из форматов: открытые брифинги, очные брифинги, скайпы, интервью по телефону. Главное — получить знания, которые нам необходимы для подготовки предложения.
  4. Клиент выбирает самые близкие по духу и подходящие по условиям агентства. Это большой фильтр. Обычно в финале остаются 2—3 агентства.
  5. Клиент проводит дополнительные встречи с агентствами, попавшими в шорт-лист. После — выбирает победителя.

Или

  1. Клиент передает агентству оплачиваемое тендерное задание. Клиент знает и не скрывает критерии оценки результатов работ агентств.
  2. Агентства очно презентуют результаты тендерного задания клиенту. После — клиент выбирает победителя.

🚀   Возможно, вам будет интересно: Как искать сотрудников


 

 

Провести тендер и не сойти с ума

В целом, после описания «тендера мечты» с точки зрения агентств, становится понятно, как же их проводить.  Но мы пошли дальше и составили короткую пошаговую инструкцию, чтобы вы легко сориентировались в правилах проведения тендера.

 

circle (4)Роман Миткевич, руководитель проектов its.agency

Вот несколько советов, как все-таки провести тендер и не сойти с ума:

 

  1. Создавайте приватный тендер на 5-10 участников. Если больше, вы все равно запутаетесь в их презентациях и преимуществах.
  2. Расскажите как устроен тендер, сколько этапов, что вы хотите получить от веб-студии.
  3. Укажите вилку стоимости. У каждой студии есть цена, ниже которой она в принципе не работает. Верхнее значение поможет понять, насколько интересное решение можно вам предложить.
  4. Если вы не разбираетесь в технической стороне, не пишите ТЗ. Опишите человеческим языком ваши проблемы и задачи.
  5. Выделите время на встречи с веб-студиями, скайп коллы. Не принимайте решение, просто прочитав презентации и КП.
  6. Не выбирайте победителя по месту в рейтинге. Это лишь один из критериев качества, и не самый объективный.
  7. Выбирайте студию, которая меньше говорит о себе, а больше пытается вникнуть в проект.Если следовать этим правилам, вы получите 5-7 предложений, проведете несколько встреч и выберите участника, с которым вам по-человечески приятно работать.
Рубрики
Мнения
SPECIA

Содружество петербургских цифровых компаний SPECIA объединяет более 180 компаний, расположенных в Санкт-Петербурге: digital-агентства, веб-студии, онлайн-сервисы и продукты, коммуникационные и брендинговые агентства.
Оставьте первый комментарий!

Ответить

*

*

Связанные посты

  • avatar

    Браузеры, а не приложения — будущее mobile

    Вносим пять копеек в разговоры о пресловутом «будущем, где всё превратиться в приложение для смартфона». Глашатые мира мобильных приложений любят рассказывать про «уберизацию», зачастую игнорируя факт: Интернет быстро становится мобильной операционной системой...
  • kaboompics-com_reading-a-book

    Любимые книги руководителя

    Управлению компанией, к сожалению, до сих пор практически нигде нельзя научиться, кроме как на собственном или чужом опыте. Мы попросили руководителей агентств, входящих в содружество, рассказать про книги, которые,...
  • 856420aa8714f0d4606a04efcfd084825e78b07cff7e377124pimgpsh_fullsize_distr

    Светлое будущее PR: почему digital-агентства вымирают

    Все больше креативных и коммуникационных агентств воспринимают digital как неотъемлемую часть своей экспертизы, а само понятие digital-агентство может относиться к любому современно мыслящему агентству. Почему так происходит, рассказывает генеральный...
  • %d1%82%d0%b8%d0%bc%d1%83%d1%80-%d0%b0%d1%81%d0%bb%d0%b0%d0%bd%d0%be%d0%b2

    6 способов создать вирусный контент

    Всем хочется, чтобы их посты в Фейсбуке были популярны и многие наслышаны про вирусный контент. Мы все через это проходили: делали пост в социальной сети и рассчитывали, что он...