Тайм-менеджмент: рекомендации руководителей агентств

Комментарии руководителей агентств с рекомендациям систем и методик тайм-менеджмента
146H

Навыки хотя бы базового управления собственным временем буквально жизненно необходимы в водовороте рабочих будней. Особенно, если речь идет о такой динамичной сфере как digital.

Мы собрали мнения нескольких руководителей агентств, которые поделились собственными лайфхаками и методиками тайм-менеджмента.

Никита Михеенков, Nimax

Если в компании внедрена одна из систем управления задачами, руководителю уже намного проще справляться с делами: все, что поставлено в этой системе, рано или поздно будет сделано. В нашем случае это Active Collab. Для личного планирования руководителя, включая «домашнее» планирование, я рекомендую самые простые инструменты: Google.Tasks (мой вариант), Trello и Rememberthemilk.

Справиться с потоком дел позволяет также правильное планирование дня. В моем случае это трех-уровневая система: рано утром делаются все важные стратегические дела (дома и в тишине), в середине дня встречи и планерки в офисе, вечером всевозможная рутина.

Федор Кривов, Lead Zeppelin

С методиками тайм-менеджмента я познакомился еще в 20 лет. Тогда я учился на четвертом курсе Политеха, работал и готовился открыть веб-студию. Тема была актуальна и я с большим интересом прочитал 2 книги на эту тему — Д. Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» и Глеба Архангельского «Тайм-драйв». И с воодушевлением бросился применять знания.

Первое время результаты применения знаний меня радовали, но спустя два-три года я почувствовал разочарование. Многие цели не достигались, я писал планы и сам же их не выполнял.

Причины были в том, что
1. Планы были слишком обширные, целей на год могло быть 25-30, а месяц 10-15.
2. Я не учитывал уровень энергии и важность настроя.
3. Некоторые цели были не мои, а навязанные мне социумом, сам я не очень-то хотел, но не понимал этого.
4. Вместо анализа «почему не выполняются» я упрямо пытался заставить цели работать, просто копируя их на новый период.

В результате я пришел к идее, что меньше — это значит больше. Целей на год 5-7, на неделю — не более 5, на день — 3 главных задачи. Выполнил их — молодец. Ими я начинаю заниматься с утра, для операционки и текучки — вторая половина дня, с 15 до 19. Утром есть достаточный запас энергии на сложные задачи, во второй половине дня появляется усталость и вместе с ней — избегание сложных задач.

Кирилл Буров, Le Dantu

У нас полностью отсутствует регламент времени работы в офисе, все приезжают, когда им удобно. Обычно рабочая группа собирается вместе по договоренности. В какой-то момент мы решили попробовать 18-часовой забег — в качестве эксперимента, насколько повысится производительность труда. В отдельных направлениях, вроде дизайна или описания проекта, производительность выросла на 10-15%, в целом каждый действительно сделал больше, чем в обычном режиме, но не намного. Хотя лично я ожидал повышения на 50%.

Но помимо этого был еще один плюс, которого мы даже не ожидали — еще до запуска проекта мы нашли и решили те проблемы, о которых могли бы еще очень долго не знать, выявили частные случаи и микромеханики. Например, работаем мы на образовательным проектом и вдруг возникает вопрос: «А что, если куратор создаст группу с собой, будет покупать тесты и получать сертификаты?» А цена у частного лица и куратора отличается. И такие проблемы мы смогли решать практически сразу, пока вся команда в сборе.

В целом же у нас нет какой-то системы тайм-менеджмента, у нас есть проекты со сроками, и каждый сам планирует свое время. И такое планирование работает не хуже, чем жесткий тайм-менеджмент, а производительность труда в среднем даже больше.

В среднем сотрудники работают у нас по 4,5 часа в день. Конечно, кто-то работает больше, кто-то меньше. Производительность труда очень разная  в зависимости от того, есть вдохновение или нет. Поэтому если начать планировать, то можно и потерять производительность в итоге.

Александр Бодров, Astra Media Group

Примерно 2 года назад руководящий состав компании прошел обучающий курс Николая Додонова по управлению своим временем, грамотному построению планов и достижению поставленных целей. Курс оказался весьма эффективным, как и было заявлено в описании — никакой «воды».

Принцип стратегического управления и развития бизнеса основан на построении «карт памяти» с помощью программы «MindManager» или «Xmind».  

Оперативное управление и планирование времени осуществляется через приложение «Todoist».

Первым делом нужно выстроить «Карты памяти», определить структуру подразделений, их цели, назначение, функции. Не всегда получается сходу, зато на выходе есть четкое структурированное понимание того, чем нужно управлять. Очень здорово поможет компаниям, которые динамично развиваются, расширяются, имеют большой портфель по услугам и т.д. Этот же принцип можно применить и к личной жизни.  

После того, как мы разобрались со структурой управленческой деятельности и целями, переходим к планированию действий. Так с помощью программы «Todoist» создаем под каждое направление раздел и в каждом разделе фиксируем задачи и дату исполнения.
Конечно, к руководителю в течение дня постоянно поступают новые задачи. Какие-то решаются моментально, а некоторые фиксируются в системе и их не нужно держать в голове. Как правило, любая задача должна попасть в поле деятельности, т.е. ее можно отнести к конкретному отделу.

Таким образом, все задачи строго структурированы и имеют определенные сроки исполнения.

Александр Семенов, Heads and Hands

Задач у меня всегда много и даже при планировании часто всплывает что-то, что не вписывается в план, как бы ты его не составлял.

Естественно, что ситуация меня не устраивала и я стал пробовать разные варианты: читал лайф-хаки и книги по тайм-менеджменту, использовал майнд-мэпы, перепробовал кучу систем, — но ничего не дало результата, которым я был бы абсолютно доволен.

Сейчас я пользуюсь всего тремя максимально простыми вещами — и наконец-то двигаюсь в сторону желаемого распорядка. Во-первых, я использую правило  zero inbox в почте и сохраняю только те письма, по которым стоят задачи. Во-вторых, всю неделю я планирую уже во временных рамках в Google Calendar. Ну и в-третьих, для напоминаний о задачах пользуюсь Wunderlist.

Рубрики
Подборка
SPECIA

Содружество петербургских цифровых компаний SPECIA объединяет более 180 компаний, расположенных в Санкт-Петербурге: digital-агентства, веб-студии, онлайн-сервисы и продукты, коммуникационные и брендинговые агентства.
Оставьте первый комментарий!

Ответить

*

*

Связанные посты

  • l4vsd (1)

    Телеграм-каналы участников SPECIA

    На волне всеобщего облегчения от отмены блокировки Telegram мы решили поделиться с вами подборкой телеграм-каналов наших участников — компаний или отдельных специалистов, которые регулярно ведут собственные каналы. Некоторые из...
  • IMG_2990 (2)

    Корпоративные библиотеки агентств

    То, как человек выбирает свои любимые книги, в каком-то смысле определяет его личность. То же можно сказать и о корпоративных библиотеках компаний — подборки книг помогают лучше понять тех,...
  • kaboompics-com_reading-a-book

    Любимые книги руководителя

    Управлению компанией, к сожалению, до сих пор практически нигде нельзя научиться, кроме как на собственном или чужом опыте. Мы попросили руководителей агентств, входящих в содружество, рассказать про книги, которые,...
  • %d0%be%d1%84%d0%b8%d1%813

    Дюжина самых гостеприимных веб-студий Петербурга: часть 2

    Сегодня мы публикуем вторую часть материала о гостеприимных агентствах SPECIA. Первая часть доступна по ссылке. Встречайте следующие шесть самых открытых к общению студий сообщества. Digital-агентство Webcenter Гаккелевская 21А, офис 2003...